On peut définir le patrimoine documentaire comme une somme d’informations se rapportant aux activités et aux savoirs d’une société. Depuis que les nouvelles technologies facilitent l’exploitation et la captation des données, la valorisation du patrimoine documentaire technique constitue un actif-clé pour les grandes entreprises.
La donnée, gardienne de la mémoire d’une entreprise
On ne peut plus ignorer que la donnée se situe au cœur du processus de transformation d’une entreprise. Plus encore, elle est devenue l’élément primordial de sa croissance et de sa pérennité. Lorsque la donnée n’est pas valorisée ou exploitée de façon optimale, ou qu’elle est insuffisamment partagée, ces datas isolés ne présentent aucun intérêt pour l’entreprise, les managers et les experts métiers. Les avancés réalisées en matière d’analytique et de BI ont contribué à une dynamique de l’exploitation de la donnée. De nouvelles plateformes de services changent, elles aussi, la donne en modifiant le traitement des données par la numérisation, la gestion des contenus, la capture, les workflows et l’archivage. Dans un tel contexte, des outils tels que l’ERP (Entreprise Ressource Planning), l’ECM (Enterprise Content Management), le PLM (Logiciel de gestion du cycle de vie des produits) et les CRM (Customer Relationship Management) deviennent vites indispensables à la maîtrise des informations en perpétuelle croissance.
L’interopérabilité des systèmes d’information
Terminé le temps où l’on se contentait de stocker les données. Si des fonctions telles que l’Asset ou le Content Management ou encore la GED sont toujours utilisées, leurs fonctionnalités s’en trouve élargie. Une stratégie d’interopérabilité peut favoriser la convergence des outils en reliant les données entre les différents systèmes d’informations, afin de générer de nouvelles expériences numériques partagés. De plus en plus d’entreprises, parmi les plus évoluées dans leur transformation digitale, prennent la décision d’organiser leurs données, de les sécuriser, de les rendre disponibles et de les partager tout au long de leur cycle de vie.
Les principaux avantages du partage des savoirs
En optant pour le temps réel sur la base d’un socle technologique ouvert, un noyau commun se crée tout au long du cycle de vie de l’information. Via un portail, le client dispose d’un accès pour déposer et récupérer ses fichiers et déclencher son flux de travail (workflow). Connecteurs et système API fonctionnent en toute transparence et profitent ainsi de services additionnels en fonction de la nature des projets. Le périmètre de couverture des solutions permet de ne plus confondre le traitement des données structurées (fichiers Excel, HTML, base de données…) avec celui des données non structurées (emails, images, texte, vidéo…)
Et l’avenir…
De plus en plus, on peut s’attendre à ce que le patrimoine numérique soit centralisé grâce à une plateforme dédiée qui permettra de conserver des données à la fois en l’interne et dans le Cloud. Dans le commerce, les produits “connectés” ont déjà commencé à modifier les stratégies marketing. Une fois que le produit est vendu, il continue à participer à l’historique du trafic grâce à des retours (feedbacks) sur sa longévité et sur l’usage qui en est fait. L’enjeu sera de capturer et d’analyser toutes les données, quelle qu’elle soit. En qualifiant les données, en leur attribuant une valeur, il devient possible de les retrouver facilement, de les exploiter et de les archiver en toute sécurité dans le temps. Pour maximiser la productivité, on note déjà une tendance à favoriser l’optimisation des traitements des fonds documentaires en temps réel par les ressources qu’offre l’intelligence artificielle (IA).
En conclusion, l’entreprise ne peut plus considérer la valorisation du patrimoine documentaire technique comme un défi technologique de plus à relever. Il s’agit bien d’un véritable enjeu de croissance, qui doit passer par la transformation digitale et l’adaptation des usages.